Giữa năm bắt đầu với khá nhiều thay đổi về nhân sự team. Nhân dịp này, điểm lại những vấn đề thường gặp nhất trong công việc để cùng cải thiện và nâng cao kĩ năng và tinh thần làm việc của cả team.
03 trong số rất nhiều các vấn đề thường gặp nhất đối với một team với những người trẻ tuổi, mới bước vào môi trường làm việc, đó là:
- Thiếu sự chủ động trong công việc
- Không tạo ra thành quả cụ thể (hoặc quá mất thời gian để tạo ra kết quả)
- Kĩ năng xoay sở, tương tác, giao tiếp trong công việc và trong phối hợp với đồng nghiệp bị thiếu sót và không thấy có sự cải thiện sau nhiều lần góp ý
Để đi nhanh và đi xa, chúng ta cần xác định cách thức, tinh thần và mục tiêu công việc hợp lý nhất để giúp cả team có cùng một lối tư duy và hành động. Team cần đặc biệt tập trung cải thiện 3 yếu tố quan trọng giúp hình thành sự xuất sắc trong công việc như sau: Productivity — Ownership — Integrity
Khách hàng là gì
Trước khi đi sâu vào các khái niệm. Chúng ta cần hiểu rõ về khái niệm khách hàng. Khách hàng ở đây không chỉ là khách hàng ngoài cty. Bất cứ ai làm việc trực tiếp với chúng ta đều là 1 khách hàng, ví dụ:
Triển khai 1 dịch vụ A với đối tác VinaPhone, trong đó
- VinaPhone là khách hàng của cty để triển khai dịch vụ A
- Đội PM gửi yêu cầu sang đội DEV để triển khai dịch vụ -> Đội PM là khách hàng của đội DEV. Điều cần để 2 bên phối hợp là đội DEV triển khai và giao sản phẩm của PM.
- Coder cần Design thiết kế 1 giao diện -> Coder là khách hàng của Design. Sản phẩm design cần giao là 1 file/html đã được thiết kế.
- Design cần BA / PM trình bày ý tưởng -> Design là khách hàng của BA và PM. Sản phẩm ý tưởng cần note rõ cho design.
- 1 sản phẩm cần test -> PM là khách hàng của tester. Bug, bug là sản phẩm tester ném vào mặt coder chúng ta =))
Vì vậy, Khách hàng, là những người làm việc với chúng ta, trông chờ vào chúng ta
Productivity — Tập trung vào việc tạo ra thành quả
Điều mà phần lớn các bạn mới đi làm đều mắc phải rất nghiêm trọng là việc không tạo ra thành quả (deliverables) cụ thể. Việc các bạn dành quá nhiều thời gian vào tìm hiểu, nghiên cứu và sợ sai khiến cho việc tạo ra kết quả bị chậm hoặc không có thành quả cụ thể. Các deliverables mà các bạn tạo ra là những thứ giá trị nhất đối với khách hàng, sản phẩm, không có nó, mọi việc làm đều vô nghĩa. Vì vậy, mỗi thành viên nên luôn hỏi mình “Thành quả mình cần tạo ra là gì?” và tập trung để tạo ra kết quả này bằng mọi khả năng mình có. “Move fast and break things” chính là tinh thần mà các bạn cần. Có thể kết quả lần 1, lần 2 còn thiếu xót nhưng nếu các bạn càng nhanh chóng tạo ra kết quả, càng sớm nhận ra điểm mình cần cải thiện thì kết quả sẽ càng nhanh tốt dần theo thời gian.
Một lý do khác khiến các bạn không đưa ra được kết quả công việc đó là do cách đặt mục tiêu công việc chưa đúng. Để cải thiện việc này, chúng ta có thể áp dụng mô hình SMART khi đặt mục tiêu công việc của mình.
Ownership — Chủ động với công việc mình phụ trách
Khi một thành viên được giao một nhiệm vụ có nghĩa là cả team hoàn toàn tin tưởng vào năng lực của thành viên đó. Mỗi người nên chủ động tìm hiểu và đưa ra đánh giá riêng của mình khi đưa ra các quyết định. Khi có sự chủ động, các thành viên sẽ có sự tin tưởng với bạn mạnh hơn, công việc cũng sẽ được tiến hành nhanh hơn. Việc thiếu xót các kiến thức, kinh nghiệm là điều không thể tránh khỏi với bất cứ ai nhưng tinh thần tự giác và chủ động học hỏi chính là cách duy nhất để vượt qua rào cản này.
Để có tinh thần chủ động này, trước hết các thành viên nên làm rõ trách nhiệm và quyền của mình đối với mỗi công việc mình nhận và xác nhận điều này với quản lý trực tiếp. Những việc tìm hiểu, nghiên cứu hay đưa ra giải pháp bạn nên chủ đông tìm kiếm. Đồng nghiệp hoặc quản lý trực tiếp chỉ nên là người đưa cho bạn ý kiến tham khảo chứ không nên là nguồn thông tin chủ yếu.
Integrity — Tự giác trong công việc và trung thực với bản thân mình
Để việc giao tiếp trong team, với đối tác, với khách hàng hiệu quả hơn, trước hết mỗi người nên có tinh thần tự giác và chính trực. Giữa hàng động và lời nói cần có sự nhất quán. Điều này đảm bảo tính thông sốt về thông tin cũng như kì vọng của đồng nghiệp và đối tác đối với mỗi người và với toàn bộ team sẽ luôn ở trong tầm kiểm soát,
Để cải thiện được việc này, mỗi người cần tự giác:
- Hoàn thành những việc mình nhận và đưa ra kết quả đúng như cam kết
- Thông báo kịp thời khi có sự thay đổi về mục tiêu, kết quả, thời gian hoàn thành
- Giao tiếp rành mạch, rõ ràng, tránh hiểu nhầm, đặt sai kì vọng
Mong rằng, bằng việc tập trung xây dựng và cải thiện những yếu tố này trước hết sẽ giúp team hiện tại hoạt động năng xuất và hiệu quả hơn, sau đó là có thể tìm được những người có phẩm chất và năng lục phù hợp để cùng đồng hành trong chặng đường sắp tới.